Van alle West-Vlaamse gemeenten hebben er momenteel maar een handvol een plan om zo goed mogelijk te reageren als er zich noodsituaties voordoen in het gemeentelijk archief. “Dat houdt grote risico’s in voor heel wat waardevolle historische documenten in de lokale archieven”, zegt provincieraadslid Kurt Himpe.

“Met een calamiteitenplan kan men zich voorbereiden op incidenten zoals een brand of een overstroming, waarbij procedures en maatregelen vastgelegd worden. Incidenten kan je niet altijd voorkomen, maar als er zich iets voordoet, kan er wel getracht worden om de schade te beperken”, aldus provincieraadslid Himpe. “Bedoeling is ook om dergelijke plannen ook regelmatig in te oefenen en dat gebeurde al in twee West-Vlaamse gemeenten.”

“Slechts 10 van de 64 West-Vlaamse gemeenten hebben een volwaardig calamiteitenplan”

“Uit een rondvraag blijkt dat slechts 10 van de 64 West-Vlaamse gemeenten een calamiteitenplan hebben. Bij 9 andere gemeenten is zo’n plan in opmaak, is het onvolledig, is er een aanzet tot plan of is het plan niet geactualiseerd”, stelt Himpe. “Goed nieuws is er wel voor de aangesloten gemeenten bij de intergemeentelijke archiefdienst Midwest. In Tielt is er al een plan en voor Moorslede is het plan zo goed als klaar. Voor het gemeentelijk archief in Izegem, Hooglede, Ledegem, Oostrozebeke, Wielsbeke en Wingene komt er ook een calamiteitenplan.”

“Voor heel wat lokale besturen is het gemeentelijk archief niet direct een prioriteit. Dat is een spijtige zaak, want die archieven bevatten niet alleen heel wat waardevolle historische documenten over de geschiedenis van de gemeente, maar ook ontelbare akten die onmisbaar zijn voor genealogen. Deze cijfers moeten eigenlijk een wake-upcall zijn”, zegt Kurt Himpe.

Provinciaal Archief

Het Provinciaal Archief in Brugge heeft wel al een calamiteitenplan. “Elk jaar wordt het plan trouwens ook gecontroleerd en waar nodig geactualiseerd. Eind vorig jaar was er ook nog een oefening”, weet provincieraadslid Kurt Himpe.

Op vraag van het provincieraadslid zal bekeken worden of er door het Provinciaal Archief ook een calamiteitenabonnement kan afgesloten worden, waardoor er bij een incident onmiddellijk expertise van een erkende instelling kan ingeroepen worden. “Daardoor kan bij een calamiteit onmiddellijk gereageerd worden met ondersteuning van vakmensen en kunnen gepaste maatregelen genomen worden zoals het droogvriezen van archiefstukken bij waterschade”, besluit Himpe.